Antes de comparar, define una sola cosa: ¿atiendes particular o facturas a EPS? Si facturas a EPS necesitas un sistema de información en salud, sin excepción. Si atiendes solo particular, se te abren opciones más livianas y más baratas. Esa decisión descarta la mitad de la lista antes de mirar una sola pantalla.
Levex escribe este artículo y aparece de tercero. Lo decimos de entrada para que leas el resto sabiendo de dónde viene.
No inventamos precios ajenos. Cambian y una cifra vieja te hace decidir mal. Pide cotización a cada proveedor con tu número real de profesionales.
¿Atiendes particular o facturas a EPS?
Es la pregunta que define todo. Si facturas a EPS o estás habilitado ante el REPS, necesitas un sistema de información en salud y no hay versión liviana. Si atiendes solo particular, te sirve una plataforma de gestión: cuesta menos, se monta en horas y cubre agenda, cobro y facturación.
Modelo particular
El paciente paga de su bolsillo o con un plan de medicina prepagada que se factura directo. No hay autorización previa, no hay radicación y no hay glosas. Tu problema real es la agenda, el WhatsApp que no para y el cobro.
Acá una plataforma de gestión general te resuelve el día. Cuesta menos y se monta en horas.
Modelo con EPS
Estás habilitado ante el REPS, facturas a entidades y respondes por RIPS. Tu problema real es normativo antes que operativo.
Acá necesitas un sistema de información en salud. No hay atajo ni versión liviana. Cualquier plataforma de agenda te deja por fuera del cumplimiento.
Si tienes los dos modelos a la vez, el sistema principal lo manda el lado normativo. Lo demás se acomoda alrededor.
¿Cuál sirve para cada modelo de consultorio?
Con EPS, un sistema de información en salud. Particular con problema de agenda, chat y cobro, Levex o AgendaPro. Particular que necesita pacientes nuevos, Doctoralia. Solo contabilidad, Siigo o Alegra. Un médico solo y sin empleados, Google Calendar con WhatsApp Business alcanza y no cuesta nada.
| Opción | Modelo de consultorio | Qué resuelve | Qué deja por fuera |
|---|---|---|---|
| Sistemas de información en salud | EPS y particular | Historia clínica, RIPS, autorizaciones y glosas | Costo de entrada y tiempo de montaje |
| Doctoralia | Particular | Pacientes nuevos y reserva en línea | Administración interna del consultorio |
| Levex | Particular | Agenda, WhatsApp, cobros, facturas, gastos y nómina | Historia clínica legal y EPS |
| AgendaPro | Particular | Agenda y administración del centro | Consúltalo con el proveedor |
| Siigo o Alegra con agenda aparte | Particular | Contabilidad y facturación electrónica | Todo lo clínico y lo operativo |
| Google Calendar con WhatsApp Business | Particular, un solo profesional | Agenda y mensajes, a costo cero | Cobro, factura, historia y reportes |
| La secretaria con el cuaderno | Particular, agenda corta | Trato humano y cero curva de aprendizaje | Todo lo que dependa de buscar un dato viejo |
¿Qué hace cada opción?
Van en orden de peso normativo y de reconocimiento en el mercado colombiano, no en orden de preferencia. La primera es obligatoria si estás habilitado. Las cuatro del medio resuelven el consultorio particular desde ángulos distintos. Las dos últimas son lo que ya usas hoy sin pagar licencia.
1. Los sistemas de información en salud
Es la categoría de las IPS habilitadas. En Colombia hay varios proveedores y se contratan por proyecto, con implementación, migración y capacitación.
Son los únicos que cubren la historia clínica bajo la Resolución 1995 de 1999, el reporte de RIPS y el ciclo completo con las EPS: autorizaciones, radicación y glosas.
También son los más pesados de montar. Cuentan semanas, no horas. Si estás habilitado, ese costo es parte de operar y no hay forma de esquivarlo.
Qué preguntarles: cuánto dura la implementación, quién carga los datos viejos, cuánto cuesta el soporte después del primer año y qué pasa si abres una segunda sede.
2. Doctoralia
Doctoralia es un directorio de profesionales de la salud con reserva de cita en línea, muy conocido entre pacientes en Colombia. El paciente busca especialidad y ciudad, ve tu perfil y pide la cita.
Resuelve el problema de que te encuentren, que no es poco cuando estás empezando o cuando abres en una zona nueva. Su terreno es la captación y la reserva.
No es una plataforma de administración. No te lleva gastos, ni nómina, ni facturación. Varios consultorios lo usan en paralelo con otra herramienta de gestión.
3. Levex
Levex es una plataforma colombiana que administra el negocio completo del consultorio: agenda, pacientes, cobros, facturas, gastos, personal y WhatsApp en un mismo espacio.
No compite con un sistema de información en salud ni con un directorio de pacientes. Está pensada para el consultorio particular que hoy funciona a punta de WhatsApp y de una secretaria que no da abasto. Esto es lo que cambia:
- La cita queda asignada a quien atiende, así ves la carga real de cada profesional y no se cruzan dos pacientes a la misma hora.
- El paciente recibe el recordatorio por WhatsApp sin que nadie lo escriba a mano.
- El asistente automático contesta precios, horarios y dirección a cualquier hora, con la información que tú le cargaste.
- Todos los chats llegan a una bandeja compartida, con marca de quién no ha respondido.
- Desde el mismo chat agendas la cita con un clic, con los datos del paciente ya cargados.
- Cobras con un enlace de pago por tarjeta, PSE o Nequi, y sabes al instante cuando entró la plata.
- El formulario del paciente lo armas tú, con una plantilla de salud lista que trae identificación, aseguramiento, motivo de consulta, antecedentes, alergias y hábitos.
Cuesta $ 79.000 al mes por empresa, no por usuario. La secretaria, el segundo médico y quien tú quieras entran dentro de ese precio. Hay 14 días gratis sin tarjeta.
El desglose de lo que se activa en un consultorio de medicina general está acá: Levex para médicos generales
4. AgendaPro
AgendaPro es una plataforma latinoamericana de agenda y administración para centros de salud, estética y bienestar, con operación en Colombia.
Encaja bien cuando el consultorio funciona como centro de servicios: varios profesionales, cupos por franja horaria y pacientes que vuelven cada tanto.
Qué preguntarles: si el precio escala por cada persona que agregas, cómo resuelven la facturación electrónica ante la DIAN y qué información puedes exportar si te vas.
5. Siigo o Alegra, con una agenda aparte
Siigo y Alegra son plataformas contables colombianas con facturación electrónica ante la DIAN. Tu contador probablemente ya trabaja en una de las dos.
Cubren la parte contable y tributaria muy bien. No cubren la agenda, ni el paciente, ni el WhatsApp, ni los recordatorios.
El resultado típico es un consultorio con tres herramientas y un Excel que las une. Funciona, pero cada dato se escribe dos veces y ahí es donde aparecen los errores.
Levex sincroniza con Siigo. Puedes cambiar la operación del consultorio sin mover a tu contador de donde ya trabaja.
6. Google Calendar con WhatsApp Business
Es la combinación gratuita y hay que reconocerle lo que hace. Google Calendar organiza el día, WhatsApp Business guarda respuestas rápidas y etiqueta chats.
Para un médico solo, con veinte pacientes a la semana y sin empleados, esto alcanza. Cambiar a otra cosa te costaría más tiempo del que te ahorra.
El límite aparece cuando entra otra persona a atender el mismo WhatsApp, cuando quieres saber cuánto entró el mes pasado o cuando el paciente pide factura. Nada de eso vive ahí.
7. La secretaria con el cuaderno
Sigue siendo el sistema más común en los consultorios del país. La agenda vive en un cuaderno, los pacientes en una carpeta y todo lo sostiene una persona que se sabe el consultorio de memoria.
Es rápido, es humano y no cuesta licencia. Tiene una falla de diseño: la información está en una sola cabeza. El día que esa persona se enferma o renuncia, el consultorio se frena.
El otro costo es invisible. Nadie sabe cuántas citas se cayeron el mes pasado, ni cuál servicio deja más plata, porque ese dato nunca se registró.
¿Qué se revisa tarde y sale caro?
Tres cosas no salen en la demostración y aparecen a los seis meses: si la plataforma cubre Habeas Data bajo la Ley 1581, si puedes bloquear módulos por persona para que la recepcionista no vea la facturación, y si queda registro de quién borró una cita o cambió un precio.
Habeas Data
La Ley 1581 aplica a cualquiera que trate datos personales, y en salud son datos sensibles. Necesitas autorizaciones, consentimientos y una forma de responder derechos ARCO. Pregunta si la plataforma lo cubre o si te toca a mano.
Permisos del personal
La recepcionista no tiene por qué ver cuánto factura el consultorio. Revisa si puedes bloquear módulos por persona. En Levex el trabajador entra con contabilidad, gastos, nómina y facturas cerrados, y tú los abres uno por uno.
Rastro de quién cambió qué
Si alguien borra una cita o cambia un precio, quieres saber quién fue. Pregunta si hay registro de auditoría. Es lo primero que se echa de menos cuando algo no cuadra.
¿En qué casos otro software le gana a Levex?
Un sistema de información en salud le gana a Levex si estás habilitado ante el REPS o facturas a EPS. Doctoralia le gana si tu problema es que no llegan pacientes. Google Calendar con WhatsApp Business le gana si eres uno solo, sin empleados y con agenda corta.
Estos son los límites duros de Levex, con nombre propio y sin rodeos.
- No lleva historia clínica bajo la Resolución 1995 de 1999.
- No tiene notas de evolución por sesión, fórmula médica, incapacidades ni carga de exámenes o imágenes.
- No maneja convenios con EPS: sin autorizaciones, sin radicación, sin glosas.
- No tiene punto de venta, caja ni factura POS.
- No hace cobro recurrente automático. Cada cobro sale como enlace, uno por uno.
- La emisión de factura electrónica ante la DIAN sale por Siigo. Levex arma la factura con el formato exigido y la conecta.
- El asistente de WhatsApp no agenda solo. Responde, y la cita la creas tú desde el chat.
Si estás habilitado ante el REPS, la decisión ya está tomada y no es Levex. Si atiendes particular y tu dolor es la agenda, el chat y el cobro, ahí sí encaja.
Levex está en prelanzamiento. Hay cuentas de demostración y no publicamos casos de clientes porque todavía no los hay. Si buscas un proveedor con años de rodaje en salud, hoy no somos esa opción.
¿Cuánto cuesta un software para consultorios médicos?
Tres modelos conviven: por usuario al mes, por sede, y licencia con implementación aparte. Compara siempre sobre el mismo modelo. Levex cobra $ 79.000 al mes por empresa con el equipo completo incluido. Un sistema de información en salud cuesta bastante más y cobra la implementación por separado.
El cobro por usuario es el que más crece sin avisar. Suma la secretaria, el segundo médico y quien maneje la caja, y recalcula el precio que te dieron.
En el caso de Levex, el plan anual queda en $ 759.000, equivalente a $ 63.250 al mes. Sin costo de instalación y sin permanencia.
Si estás habilitado, el gasto del sistema de información en salud es parte del costo de operar. No lo compares contra una plataforma de agenda, porque no resuelven lo mismo.
¿Cómo pruebo el sistema en una semana?
Siete días, un paso por día, siempre con datos reales. Carga tus servicios y precios, agenda cinco citas de verdad, conecta el WhatsApp, manda un cobro real, entra con el usuario de tu secretaria, genera una factura completa y revisa si las métricas te sirven para decidir algo.
- Día uno: carga tus servicios reales con tus precios reales. Nada de datos de ejemplo.
- Día dos: agenda cinco citas de verdad y deja que salgan los recordatorios.
- Día tres: conecta el WhatsApp y pídele a alguien de confianza que escriba como si fuera un paciente nuevo.
- Día cuatro: manda un enlace de cobro y verifica que la plata llegue a tu cuenta.
- Día cinco: entra con el usuario de tu secretaria y revisa qué alcanza a ver.
- Día seis: genera una factura completa con tus datos y tu resolución.
- Día siete: abre las métricas y mira si el número que ves te sirve para decidir algo.
Si el sistema aguanta esos siete pasos con tu información real, aguanta tu consultorio. Si se cae en el paso tres, mejor saberlo gratis.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el mejor software para un consultorio médico particular en Colombia?
No hay uno solo. Si tu prioridad es que lleguen pacientes nuevos, un directorio como Doctoralia. Si el problema es la agenda, el WhatsApp, el cobro y la facturación, una plataforma de gestión como Levex o AgendaPro. Si eres uno solo y sin empleados, Google Calendar con WhatsApp Business alcanza.
¿Qué necesito si facturo a EPS?
Un sistema de información en salud. Es la única categoría que cubre historia clínica bajo la Resolución 1995 de 1999, reporte de RIPS, autorizaciones, radicación y glosas. Levex no hace nada de eso.
¿Levex reemplaza la historia clínica?
No. Levex guarda datos del paciente en un formulario configurable con plantilla de salud, más el historial de citas y pagos. No es historia clínica legal y no debe usarse como tal.
¿Puedo compartir el WhatsApp del consultorio entre varias personas?
En Levex sí. Todos los chats llegan a una bandeja común, se asignan a cada persona del equipo y se ve quién no ha respondido. El número sigue funcionando igual en el celular.
¿El software agenda las citas solo?
En Levex no. El asistente responde precios, horarios y dirección, y desde el chat tú creas la cita con un clic y los datos del paciente ya cargados. Desconfía de quien prometa agendamiento automático sin revisión humana en un contexto clínico.
¿Mis empleados van a ver cuánto factura el consultorio?
Depende de cómo configures los permisos. En Levex el trabajador entra con once módulos bloqueados, entre ellos contabilidad, gastos, nómina y facturas. Tú los habilitas uno por uno.
¿Qué pasa con mis datos si cancelo?
En Levex la cancelación se hace desde la plataforma, el acceso sigue hasta terminar el periodo pagado y los datos quedan guardados. Con cualquier proveedor, pide esa respuesta por escrito antes de firmar.
Pruébalo con tus propios datos
Carga tus servicios, agenda una cita real y manda un cobro. 14 días gratis, sin tarjeta.
