Los mejores software para administrar propiedad horizontal en Colombia en 2026

La respuesta corta va primero. ¿Tu dolor es la cartera, emitir la cuota cada mes y liquidar la mora? Mira un software contable con módulo de propiedad horizontal, como Helisa. ¿Es la asamblea? Mira una plataforma de asambleas, como Propiedata. ¿Es el WhatsApp que no para, la nómina del portero y el desorden general? Ahí entra Levex.

Levex escribe este artículo y aparece de cuarto, no de primero. Lo decimos de entrada para que leas el resto sabiendo de dónde viene. En dos de los seis escenarios de abajo recomendamos otra herramienta sin matices.

No publicamos precios de la competencia. Cambian seguido y una cifra vieja te lleva a decidir mal. Pídele la cotización a cada proveedor con tu número real de unidades y compárala contra lo que de verdad necesitas.

¿Qué tiene que resolver un software de propiedad horizontal?

Compara sobre seis cosas: cartera por unidad, emisión de la cuota, recaudo, asambleas, comunicación con los residentes y personal del conjunto. Ninguna herramienta gana en las seis. La que te sirve gana en las dos que más te duelen, no la que trae la lista de funciones más larga.

• Cartera por unidad: quién está al día, quién debe dos cuotas y quién abonó la mitad, sin armarlo la noche anterior al consejo.
• Emisión de la cuota: si la cuota de cada apartamento sale sola cada mes o la generas tú.
• Recaudo: cuántos días pasan entre que emites la cuota y la plata entra a la cuenta del conjunto.
• Asambleas: convocatoria, quórum por coeficientes, votaciones y acta. Una vez al año, y define el resto del año.
• Comunicación: dónde viven las mil preguntas de los residentes hoy, y si eso es tu celular personal.
• Personal y obligaciones: portero, aseadora y todero te vuelven empleador, con nómina y seguridad y salud en el trabajo.

Elegir bien no es encontrar la que gana en todo. Es saber cuál de las seis pesa más en tu conjunto y comparar sobre esa.

Hay un séptimo criterio que casi nadie mira en la demostración: cuántos conjuntos administras. El precio por copropiedad se multiplica rápido cuando llevas cuatro. Pregúntalo antes de firmar, no después.

¿Cuál te sirve según el conjunto que administras?

¿Te duele la cartera y el recaudo? Mira un software contable con módulo de propiedad horizontal, como Helisa. ¿Te duele la asamblea? Mira una plataforma de asambleas, como Propiedata. ¿Te duelen el WhatsApp, la nómina del portero y el desorden general? Ahí entra Levex.

La última columna es la que más gente pasa por alto en la demostración. Ver la cartera no es lo mismo que emitir la cuota. Emitir la cuota no es lo mismo que cobrarla. Léela dos veces antes de decidir.

¿Qué hace cada opción?

Van en orden de qué tan específica es la herramienta para propiedad horizontal, no en orden de preferencia. Las tres primeras nacieron para copropiedades. La cuarta y la quinta resuelven la operación y lo contable de cualquier negocio. La sexta es lo que casi todos los conjuntos usan hoy.

1. Los software de propiedad horizontal con portal

Es la categoría que nació para esto. En Colombia hay varias, y dos que puedes revisar son Copropiedad.co y Vecinos Conectados. Las dos operan en el país y declaran que trabajan sobre la Ley 675 de 2001.

Su idea central es que el copropietario también entra. Ve sus comunicados, su información y lo que la administración publica. Eso te quita de encima una parte de las llamadas, porque el residente se responde solo.

Si tu consejo te pide transparencia hacia los residentes, esta es la categoría a la que debes mirar primero. Es lo que ninguna herramienta genérica te da.

Qué preguntarles: si el precio va por unidad o por copropiedad, quién carga la información inicial, qué pasa cuando administras un segundo conjunto y cómo sale la cuota cada mes.

2. Helisa Propiedad Horizontal y los contables con módulo de PH

Helisa es una casa de software contable colombiana y tiene una línea específica para propiedad horizontal, además de versión en la nube. No es una app de comunidad: es contabilidad de verdad, con la copropiedad como caso de uso.

Su propia ficha describe la estructura física de las unidades, el registro de propietarios y arrendatarios, y los cobros fijos y variables. También control de anticipos, generación de recargos por mora, consumo de servicios públicos, envío de la cuenta de cobro, importación de pagos y presupuesto.

Traducido: esta categoría te gana a todas las demás de la lista cuando el dolor es la cartera. Vale para el conjunto de ciento veinte unidades y para el informe que espera el revisor fiscal. Incluida Levex, y con margen.

El costo real no es solo la licencia. Es que alguien sepa contabilidad. Si tú no la sabes y no tienes contador, un sistema contable completo te va a quedar grande el primer mes.

3. Propiedata y las plataformas de asamblea

Propiedata es una plataforma colombiana para realizar asambleas virtuales, presenciales y mixtas. Sirve a propiedad horizontal, y también a empresas, cooperativas y fondos de empleados.

Su ficha describe videoconferencia, votaciones preparadas o creadas en vivo, verificación periódica del quórum, registro de asistencia, control de poderes, cola de intervenciones, grabación y reportes.

Es una herramienta de un día al año, y ese día es el más importante de tu gestión. Muchas administraciones la contratan solo para la asamblea y llevan el resto del año con otra cosa. Es una decisión sensata.

Levex guarda convocatoria, quórum y acta de cada asamblea. No hace la asamblea virtual: no tiene videoconferencia, ni votación en vivo, ni control de poderes.

4. Levex

Levex es una plataforma colombiana para administrar el negocio completo, no solo la copropiedad. Cada empresa recibe su propio espacio y ahí lleva unidades, cuotas, asambleas, cobros, gastos, personal y WhatsApp.

No compite con Helisa en lo contable ni con Propiedata en la asamblea virtual. Compite en el día a día del administrador que hace de todo. Al crear la cuenta eliges el rubro conjunto residencial y esto se enciende:

• Gestión PH con las unidades, su cuota de administración y las asambleas guardadas año por año.
• Cumplimiento: calendario de obligaciones del conjunto con alerta antes de cada vencimiento.
• Bandeja de WhatsApp en modo convivencia, compartida con la portería, sin perder tu número ni tus chats.
• Asistente automático que responde valor de la cuota, horario de la administración y reglamento, a cualquier hora.
• Enlaces de pago por Wompi para cobrar con tarjeta, PSE o Nequi desde el chat.
• Nómina y SST del portero, la aseadora y el todero, si respondes que tienes empleados.
• Reservas del salón comunal, la zona de asados y el gimnasio, si respondes que prestas salas o equipos.
• Habeas Data de base, con autorizaciones bajo la Ley 1581 de 2012, y auditoría de quién cambió qué.

El precio es $ 79.000 al mes por empresa, no por unidad ni por usuario. El consejo y la portería entran sin costo extra. El plan anual queda en $ 759.000, que equivale a $ 63.250 al mes. Hay 14 días gratis y no piden tarjeta.

Dónde no sirve: la cuota no se cobra sola. Levex lleva la unidad y su cuota, pero el enlace de pago lo mandas tú, uno a la vez. La sección siguiente lo desarrolla completo.

El desglose de lo que se activa cuando administras un conjunto está acá: Levex para propiedad horizontal

5. Siigo o Alegra con el contador

Siigo y Alegra son plataformas contables con operación en Colombia y emisión electrónica ante la DIAN. Son la opción por defecto de miles de negocios y de casi todos los contadores del país.

El punto es que resuelven lo contable y lo tributario del conjunto, no la operación. Quien elige este camino termina con tres cosas: la contable, un Excel de cartera y el WhatsApp del celular.

Funciona, y para muchas copropiedades es suficiente. El costo escondido son los saltos entre herramientas y la información que queda repetida en dos lugares.

Levex se conecta con Siigo. Si tu contador ya trabaja ahí, no tienes que sacarlo para usar otra plataforma encima.

6. Excel, WhatsApp y Google Drive

Es el sistema real de miles de conjuntos en Colombia y hay que decirlo con respeto. No cuesta nada, nadie tiene que aprender nada y funciona.

Funciona mientras el conjunto sea pequeño, no tenga empleados directos y la cartera quepa en una hoja. En ese escenario, cambiar de sistema te quita tiempo y no te devuelve nada.

Se rompe en tres momentos concretos: cuando el conjunto contrata directamente al portero, cuando la cartera pasa de quince morosos y cuando entra un consejo nuevo que pide cifras del año anterior. Ahí el Excel deja de saber quién debe qué.

¿En qué casos otro software le gana a Levex?

Helisa le gana si necesitas emitir la cuota cada mes, generar recargos por mora y entregar la contabilidad que pide el revisor fiscal. Propiedata le gana si tu problema es la asamblea con quórum y poderes. Un software de propiedad horizontal con portal le gana si quieres que el residente entre.

Estos son los límites duros de Levex en propiedad horizontal. Prefieres saberlos hoy que en el mes tres.

• No hay cobro recurrente automático de la cuota de administración. No debita cuentas y no programa cobros. Cada cobro sale como un enlace de pago que envías tú, uno a uno.
• No liquida intereses de mora. Te muestra quién está al día y quién no, y ahí para.
• No expide el certificado de deuda del administrador que sirve como título ejecutivo.
• No hay portal del copropietario. El residente no entra a ver su estado de cuenta: te escribe por WhatsApp.
• No hace la asamblea virtual. Guarda convocatoria, quórum y acta, pero no tiene videoconferencia ni votación en vivo ni control de poderes.
• No lleva contabilidad completa. Ves ingresos y gastos categorizados con gráficas, sin plan de cuentas, libros oficiales ni estados financieros.
• No hay ficha de inmueble ni cartera de arriendos. Gestión PH lleva unidades, cuotas y asambleas, y hasta ahí llega.
• No hay control de acceso físico: ni torniquetes, ni tarjetas de proximidad, ni minuta de visitantes, ni cámaras.
• La emisión de la factura electrónica ante la DIAN sale por Siigo o Alegra. Levex arma la factura con el formato exigido y la conecta.

Si administras seis conjuntos y tu día se va persiguiendo morosos, la respuesta de este artículo no es Levex. Es un contable con módulo de propiedad horizontal, que emite la cuota y calcula la mora.

Levex también está en prelanzamiento. Hay cuentas de demostración y no hay años de historia detrás. Si tu consejo exige un proveedor con década de trayectoria en copropiedades, ese no es Levex hoy.

¿Qué exige la Ley 675 de 2001 y qué parte resuelve un software?

La Ley 675 de 2001 te fija fechas y documentos concretos. Asamblea ordinaria una vez al año, convocatoria con quince días calendario de antelación, fondo de imprevistos con recargo mínimo del uno por ciento e intereses de mora sobre las expensas. Ningún software te exime: te ayuda a llegar a tiempo.

Esta es la parte que casi nadie escribe bien en español, y es la que más pesa al elegir. Va norma por norma, con el artículo al lado.

La asamblea tiene fecha límite

El artículo 39 dice que la asamblea general se reúne ordinariamente por lo menos una vez al año, en la fecha que señale el reglamento. Si el reglamento calla, va dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada periodo presupuestal. La convocatoria la hace el administrador, con antelación no inferior a quince días calendario.

El artículo 40 es el que muerde. Si el administrador no convoca a tiempo, la asamblea se reúne por derecho propio. La fecha es el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento del periodo presupuestal. Se reúne sin ti y sin tu agenda.

Qué resuelve el software: te avisa antes de la fecha y te guarda convocatoria, quórum y acta en un lugar. Levex hace eso con Gestión PH y con el calendario de Cumplimiento. La asamblea virtual con votación en vivo es de las plataformas de asamblea.

El fondo de imprevistos no es opcional

El artículo 35 obliga a constituir un fondo de imprevistos. Se forma con un recargo no inferior al uno por ciento sobre el presupuesto anual de gastos comunes. La asamblea puede suspender el cobro cuando el fondo llegue al cincuenta por ciento del presupuesto ordinario de gastos de ese año.

Ese recargo entra en la cuota de cada unidad. Si tu herramienta no separa el fondo del resto, lo vas a llevar aparte en un Excel de todos modos.

La mora tiene tasa y tiene título

El artículo 30 fija los intereses por el retardo en el pago de expensas. La tasa es una y media veces el interés bancario corriente. La norma se refiere a la Superintendencia Bancaria, entidad que hoy es la Superintendencia Financiera de Colombia.

El artículo 48 es el que casi todo el mundo cita mal. En el proceso ejecutivo por expensas, el título es el certificado que expide el administrador sobre la deuda, sin requisito ni trámite adicional. Ojo con la confusión frecuente: el paz y salvo no es ese documento. El paz y salvo es el que exige el notario para la transferencia de dominio, según el artículo 29.

Qué resuelve el software: liquidar la mora con la tasa vigente y armar ese certificado es lo que hace un contable con módulo de propiedad horizontal. Levex no lo hace. Es su límite más citado y no lo escondemos.

El consejo de administración, sin mitos

El artículo 53 hace obligatorio el consejo de administración en los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto. La condición es tener más de treinta bienes privados, sin contar parqueaderos ni depósitos. En los de uso residencial con más de treinta bienes privados, tenerlo es potestativo del reglamento.

Vas a leer en muchos sitios que en residencial también es obligatorio. No lo es por ley: lo vuelve obligatorio el reglamento de tu copropiedad. Revisa el tuyo antes de citarlo en un acta.

El portero te vuelve empleador

Cuando el conjunto contrata directamente al portero, la aseadora o el todero, el conjunto es empleador. Ahí entran nómina y seguridad y salud en el trabajo: exámenes médicos ocupacionales, entrega documentada de EPP, reporte de incidentes y matriz de riesgos.

Y los datos de propietarios, residentes y visitantes caen bajo la Ley 1581 de 2012. Necesitas autorización y política de tratamiento. Pregúntale a cada proveedor cómo resuelve esas dos cosas antes de firmar.

¿Cuánto cuesta un software de propiedad horizontal en Colombia?

El mercado cobra de tres formas: por unidad al mes, por copropiedad con un mínimo, o licencia con implementación aparte. Pregunta cuál te aplica antes de comparar cifras. Levex cobra $ 79.000 al mes por empresa, y en Levex cada conjunto es una empresa aparte, con su propia suscripción.

Comparar un precio por unidad contra uno por copropiedad no dice nada. Haz la cuenta con tu número real de apartamentos y con los conjuntos que administras hoy.

El cobro por unidad es el que más sorprende. El precio de la demostración suele salir con un conjunto pequeño. Con ciento veinte apartamentos, el número real es otro.

En el caso de Levex, el plan anual queda en $ 759.000 y equivale a $ 63.250 al mes. No hay costo de instalación ni permanencia, y la cancelación se hace desde la plataforma.

Hay una pregunta que decide el presupuesto y casi nadie hace: quién paga. En unas administraciones lo paga la copropiedad con cargo al presupuesto aprobado. En otras lo paga el administrador de su bolsillo y lo lleva entre conjuntos. Defínelo antes de la asamblea, no después.

¿Qué preguntar antes de firmar?

Siete preguntas antes de firmar: si el precio va por unidad o por copropiedad, qué pasa con el segundo conjunto, quién carga los datos iniciales, si emite la cuota sola, si liquida la mora, qué pasa con la información si cancelas y qué ve el consejo.

• ¿El precio va por unidad o por copropiedad? La diferencia se nota en el conjunto de ciento veinte.
• ¿Qué pasa cuando administro un segundo conjunto? ¿Pago otra vez completo?
• ¿Quién carga las unidades, los propietarios y los coeficientes al arrancar, y cuánto tarda?
• ¿La cuota de cada unidad sale sola cada mes o la tengo que generar yo?
• ¿Liquida intereses de mora con la tasa vigente y arma el certificado de deuda del administrador?
• ¿Qué pasa con la información del conjunto si cancelo? Pide la respuesta por escrito.
• ¿Qué ve el consejo de administración y qué ve la portería? Revisa cómo se configuran los permisos.

Hay una octava que vale por todas: pide una demostración con los datos de tu conjunto, no con los de ejemplo. Cargar veinte unidades reales toma media hora y te dice más que una hora de presentación.

Si una respuesta llega con rodeos, insiste. Un proveedor que no responde claro en la venta responde peor cuando el consejo te está pidiendo cifras.

¿Qué errores se cometen al elegir?

Tres errores se repiten. Comprar por la lista de funciones en vez de por el problema que duele. Confundir ver la cartera con emitir y cobrar la cuota. Y firmar en enero, cuando la asamblea de marzo ya tiene fecha y el montaje real no alcanza a estar listo.

El primero es comprar por la lista de funciones. Una plataforma con cuarenta módulos que usas en cuatro te cuesta igual que la que hace justo lo tuyo.

El segundo es asumir que ver la cartera equivale a cobrarla. Son tres cosas distintas: verla, emitir la cuota y recaudar la plata. Pregunta por las tres por separado, con esas palabras.

El tercero es el calendario. Cambiar de sistema justo antes de la asamblea ordinaria es la peor idea posible. Haz el cambio apenas termine la asamblea, cuando tienes once meses por delante.

Y hay un cuarto que no se nota hasta el año dos: no preguntar cómo sacas tu información. Si el conjunto cambia de administrador, esa base de datos tiene que poder salir de ahí.

Preguntas frecuentes