Elige en este orden y ahorras meses. Primero lo normativo, porque descarta categorías enteras. Después tu cuello de botella real, que casi nunca es el que crees. Después el modelo de cobro, que es donde se esconde el sobrecosto. La lista de funciones va de última, no de primera.
Esta guía sirve para consultorios médicos, odontológicos, psicológicos y de terapias en Colombia. También sirve para veterinarias y centros de estética, que enfrentan la misma decisión con otro nombre.
Levex escribe esta guía. El método vale igual si al final eliges a otro, y en la última sección decimos en qué casos deberías hacerlo.
Paso 1. ¿Estás habilitado ante el REPS o facturas a EPS?
Empieza por lo normativo, porque descarta categorías enteras. Si estás habilitado ante el REPS o facturas a EPS, necesitas un sistema de información en salud. Si no, se te abre todo el mercado de plataformas de gestión, que cuestan menos y se montan en horas.
El sistema de información en salud es la única categoría que cubre la historia clínica bajo la Resolución 1995 de 1999, el reporte de RIPS y el ciclo de autorizaciones, radicación y glosas.
Guardar datos del paciente no es lo mismo que llevar historia clínica. Muchas plataformas ofrecen lo primero y suenan como si ofrecieran lo segundo. Pregunta directo: ¿esto cumple la Resolución 1995 de 1999?
Hay dos obligaciones que aplican aunque no estés habilitado. La Ley 1581 de Habeas Data, porque tratas datos sensibles. Y el SST, si tienes aunque sea un empleado. Revisa si la plataforma te ayuda con las dos o si te toca por fuera.
Paso 2. ¿Cuál es tu cuello de botella real?
Casi nadie necesita todo. Identifica cuál de los cinco cuellos de botella te describe: la agenda, el WhatsApp, el cobro, el equipo o la plata. Esa respuesta define qué herramienta te sirve. Si marcas tres o más, conviene una plataforma que junte todo en un solo lugar.
El cuello está en la agenda
Se te cruzan citas, alguien llega y no hay consultorio libre, o la mitad de la agenda se cae por plantones. Lo que necesitas es agenda por profesional y recordatorio automático al paciente.
El cuello está en el WhatsApp
Contestas el mismo precio veinte veces al día y a las nueve de la noche sigues respondiendo. Lo que necesitas es una bandeja compartida y un asistente que conteste lo repetido con tu propia información.
El cuello está en el cobro
Atiendes y te pagan tres días después, o te toca perseguir. Lo que necesitas son enlaces de pago que el paciente abre desde el celular y paga con tarjeta, PSE o Nequi.
El cuello está en el equipo
Tienes gente contratada y cada quincena liquidas a mano. Lo que necesitas es nómina con periodos de pago y totales netos, y permisos para que no todos vean todo.
El cuello está en la plata
No sabes cuánto entró el mes pasado ni qué servicio te deja más. Lo que necesitas es que el ingreso se registre solo al agendar y que haya métricas encima de ese dato.
Con un solo cuello marcado, una herramienta especializada te sale mejor. Con tres o más, tres herramientas sueltas te cuestan más caro y duplican el trabajo de escribir el mismo dato.
Paso 3. ¿Cómo te van a cobrar?
Tres modelos conviven en Colombia: por usuario al mes, por sede, y licencia con implementación aparte. No se comparan entre sí sin hacer la cuenta completa a doce meses, con tu número real de personas. Revisa además qué cobran aparte: instalación, capacitación, soporte y sedes adicionales.
| Modelo | Cómo funciona | Dónde duele |
|---|---|---|
| Por usuario | Pagas un valor mensual por cada persona con acceso | El precio sube cada vez que contratas a alguien |
| Por empresa | Un valor fijo mensual, sin importar cuántos entren | Suele traer menos módulos especializados |
| Licencia con implementación | Pagas montaje una vez y luego soporte anual | El costo inicial y el tiempo de puesta en marcha |
Haz la cuenta a doce meses con tu número real de personas, no con el de hoy. Si piensas contratar a alguien este año, súmalo antes de comparar.
Como referencia de un modelo por empresa, Levex cobra $ 79.000 al mes con el equipo completo incluido, sin costo de instalación y sin cláusula de permanencia.
Paso 4. ¿Qué pregunto en la demostración?
Siete preguntas devuelven el control en la demostración: si cumple la Resolución 1995 de 1999, cómo cobran y qué va aparte, quién emite la factura electrónica, qué ve un empleado nuevo, si puedes exportar tus datos, si pierdes tu WhatsApp y cuánto tarda el montaje real.
- ¿Esto cumple la Resolución 1995 de 1999? Si dudan, la respuesta es no.
- ¿El precio es por empresa o por usuario, y qué cobros van aparte?
- ¿Quién es el proveedor autorizado detrás de la facturación electrónica ante la DIAN?
- ¿Qué ve exactamente un empleado que entra por primera vez?
- ¿Puedo exportar mis datos y en qué formato?
- ¿Pierdo mi número de WhatsApp o necesito uno nuevo?
- ¿Cuánto tarda el montaje con mis servicios y mis precios cargados?
Anota las respuestas. En la segunda demostración vas a comparar memoria contra memoria y ahí se pierden los detalles que importan.
Paso 5. ¿Cómo pruebo con datos reales?
Una prueba con datos de ejemplo no prueba nada. Carga tus servicios con tus precios, agenda citas de verdad, deja salir los recordatorios, manda un cobro real y entra con el usuario de tu recepcionista. Mete a la persona que más va a usar el sistema.
Todo se ve bien con tres pacientes inventados que se llaman Juan Pérez. Con tus servicios reales cargados, la herramienta empieza a mostrar dónde le falta.
La mayoría de plataformas da una prueba gratis. Levex da 14 días sin pedir tarjeta. Úsalos completos: la sensación del día uno y la del día diez casi nunca coinciden.
Si tu recepcionista no entiende la pantalla, no importa cuánto te guste a ti. Ella la va a usar cuarenta horas a la semana y tú dos.
¿Qué señales deben frenarte antes de firmar?
Cinco señales piden que preguntes dos veces: que no den el precio sin agendar una llamada, que exijan permanencia larga para el descuento, que no aclaren qué pasa con tus datos si cancelas, que prometan agendamiento automático sin revisión, y que la capacitación se cobre aparte y sea obligatoria.
- No te dan el precio hasta que agendes una llamada. Un precio público es una señal de confianza.
- Piden permanencia de doce meses o más para darte un descuento.
- No responden claro qué pasa con tus datos si cancelas.
- Prometen que la inteligencia artificial agenda sola sin que nadie revise. En un consultorio eso se paga con citas mal puestas.
- La capacitación se cobra aparte y es obligatoria para poder usarlo.
Ninguna es motivo automático de descarte. Todas son motivo para preguntar dos veces.
¿Tengo que pasar toda mi información vieja?
Casi nunca hace falta pasar años de información. La mayoría arranca de cero y carga a cada paciente la primera vez que vuelve. En tres meses tienes cargados a los que de verdad atiendes. Lo contable es distinto: busca una herramienta que se conecte con la que usa tu contador.
El miedo a migrar frena más decisiones que el precio. En la práctica, los pacientes que vuelven son muchos menos de los que están en la carpeta.
Si tu contador ya trabaja en una plataforma contable, no lo saques de ahí. Cambiar la operación del consultorio y la contabilidad al mismo tiempo es pedir dos problemas en vez de uno.
¿Cómo se ve la decisión en tres casos reales?
Tres casos muestran cómo se aplica el método. La odontóloga sola y particular necesita agenda, recordatorios y cobro. El consultorio con EPS necesita un sistema de información en salud, sin discusión. El centro de terapias con empleados necesita agenda, reservas de salas, nómina y permisos por persona.
Odontóloga sola, atiende particular
Cuello de botella: el WhatsApp y los plantones. No está habilitada. Decisión: plataforma de gestión con agenda, recordatorios y cobro. Un sistema de información en salud sería pagar por lo que no usa.
Consultorio con tres médicos y EPS
Cuello de botella: la radicación y las glosas. Está habilitado. Decisión: sistema de información en salud, sin discusión. Lo demás se acomoda alrededor de ese.
Centro de terapias con cinco empleados
Cuello de botella: la nómina, los permisos y la agenda de las salas. No está habilitado. Decisión: plataforma que junte agenda, reservas de salas, nómina y permisos por persona.
¿Cuándo encaja Levex y cuándo no?
Levex encaja si atiendes particular y tu cuello de botella está en la agenda, el WhatsApp, el cobro, la factura o la nómina. No encaja si necesitas historia clínica bajo la Resolución 1995 de 1999, si facturas a EPS, si trabajas con caja, o si necesitas cobro recurrente automático.
Todo eso vive en un solo lugar y cuesta un valor fijo por empresa, con el equipo completo dentro del precio.
Nada de lo que está en la lista de exclusiones existe en Levex, y no queremos que lo descubras después de pagar. Si necesitas una de esas cosas, la comparativa que corresponda te dice a qué categoría ir.
Si tu consultorio es odontológico, la comparativa con las opciones del mercado está acá: Los mejores software para odontólogos en Colombia
Si es consultorio médico, la comparativa equivalente es esta: Los mejores software para consultorios médicos en Colombia
Y el desglose de lo que se activa en un consultorio odontológico: Levex para odontólogos
Preguntas frecuentes
¿Por dónde empiezo si nunca he usado un software de gestión?
Por lo normativo. Define si estás habilitado ante el REPS o si facturas a EPS. Esa sola respuesta descarta categorías enteras y te evita comparar herramientas que nunca te iban a servir.
¿Necesito pasar toda mi información vieja?
Normalmente no. Casi todos arrancan de cero y cargan a cada paciente la primera vez que vuelve. En pocos meses tienes registrados a los que de verdad atiendes.
¿Qué es mejor, pagar por usuario o por empresa?
Depende de cuánta gente tenga acceso. Si eres uno solo, el cobro por usuario suele salir más barato. Desde dos o tres personas, el precio por empresa gana. Haz la cuenta a doce meses con tu equipo real.
¿Cuánto debería durar la prueba antes de decidir?
Usa la prueba gratis completa y con datos reales. Levex da 14 días sin pedir tarjeta. Lo importante no son los días sino que cargues tus servicios, agendes citas de verdad y hagas un cobro real.
¿Puedo usar solo una parte del sistema?
En Levex sí. Puedes usar solo la agenda si eso es lo único que necesitas, y encender lo demás cuando te haga falta. Con otros proveedores pregunta si te obligan a contratar módulos que no vas a abrir.
¿Cómo sé si un software cumple con la historia clínica legal?
Pregunta directo si cumple la Resolución 1995 de 1999 y pide la respuesta por escrito. Un formulario de datos del paciente, por completo que sea, no es historia clínica legal.
Pruébalo con tus propios datos
Carga tus servicios, agenda una cita real y manda un cobro. 14 días gratis, sin tarjeta.
