Software para consultores y agencias en Colombia

Tienes cuatro clientes al tiempo. Dos por proyecto y dos por iguala mensual. El lunes es de uno, el martes de otro, y el jueves te acuerdas de que al tercero le debes el informe desde la semana pasada.

El trabajo lo entregas y la factura sale cuando te acuerdas. A veces doce días después, a veces el mes siguiente. El cliente no te la pide, así que la plata se queda esperando. Y la iguala de marzo terminaste cobrándola en abril.

Mientras tanto respondes propuestas por WhatsApp. Qué incluye, cuánto vale, en cuánto tiempo. Contestas entre una sesión y otra, con el precio de memoria. Cuando el cliente dice que sí, toca reconstruir qué fue lo que ofreciste.

Un contrato de prestación de servicios en Colombia llega con retención en la fuente por honorarios y, si eres responsable de IVA, con el impuesto en la factura. La consultoría no está excluida. Levex genera la factura con el formato que exige la DIAN: tus datos, tu banco y tu resolución se guardan una vez y prellenan cada una. Para la emisión electrónica se conecta con Siigo y con Alegra. Si ya facturas en alguna de las dos, se sincroniza. Si no, generas la factura en formato legal y la descargas en PDF.

Si manejas bases de datos de tus clientes, la Ley 1581 de 2012 te alcanza dos veces. Como responsable, por los datos de tus propios clientes. Y como encargado, por los datos que un cliente te entrega para trabajar. Eso pide autorización, política de tratamiento y contrato de transmisión. Si tu agencia es sociedad y supera el tope de activos, además te toca registrar tus bases ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Levex trae Habeas Data de base, con autorizaciones, derechos ARCO, consentimientos y políticas.

Muchas consultoras pequeñas se acogen al régimen simple de tributación para pagar en un solo formulario. Otras siguen en el ordinario, con renta, IVA e industria y comercio por aparte. En los dos casos el problema es igual: son fechas que llegan mientras estás entregando un proyecto. Cada vencimiento lo dejas como tarea con fecha y responsable, para que no dependa de tu memoria.

Si contratas por prestación de servicios, el freelance responde por su propia seguridad social y tú no liquidas prestaciones. Si tienes gente en nómina, cambia todo: aportes, prestaciones y SST, que es obligación legal para cualquier empleador en Colombia. Levex enciende Nómina y SST cuando dices que tienes empleados, con periodos de pago, totales netos, incidentes, exámenes médicos, EPP y matriz de riesgos.