Software para estudios de yoga y pilates en Colombia
Cada clase con su horario, su profesor y su salón reservado. El bono con las sesiones que de verdad le quedan, el recordatorio que sale solo y el reporte de qué horario llena y cuál no.
Última actualización:
En un estudio con ocho puestos, el cupo es tu inventario
La clase de pilates de las seis tiene ocho reformers. En el grupo de WhatsApp hay once mensajes diciendo “yo voy”. Alguien contó mal y a las seis en punto quedan tres personas paradas en recepción, con ropa de entrenar y cara de reclamo. Una de esas tres no vuelve.
El bono de diez clases es lo mismo, pero peor. La alumna dice que le quedan cuatro, la recepcionista cree que son dos y el cuaderno donde se anotaba se mojó en enero. Terminas regalando la clase para no discutir en la mitad del salón.
Y los profesores cobran por clase dictada. Cada quince días te sientas a contar cuántas dictó cada uno, entre el cuaderno y el chat. Se te va la mañana y siempre queda la duda de si contaste bien.
Lo que se enciende cuando eliges tu rubro
Hoy no hay un rubro de estudio ni de academia en el onboarding. El camino real es entrar por “Gimnasio o club”, que enciende Membresías: ahí viven el bono de diez clases y el plan mensual, con su saldo y su vencimiento. Para un estudio, la pregunta suelta de salas o equipos no es opcional: respóndele que sí y se enciende Reservas, que deja cada salón y cada equipo como un recurso con calendario propio. Si los profesores están por prestación de servicios, responde que no tienes empleados en nómina y no se encienden Nómina ni SST. Si alguno tiene contrato laboral, responde que sí. Habeas Data viene de base e Inventario se activa aparte.
Tu día a día
El salón reservado por franja
Se enciende respondiendo “sí, presto salas o equipos” en el onboarding. El salón, la camilla de reformer o el rack quedan como recursos con calendario propio, así ves en pantalla qué está tomado a las seis y qué está libre.
Cada clase con su profesor
La franja queda asignada a quien la dicta, con su duración real. Ves de una la carga de cada profesor en la semana y quién está dictando de más.
Bonos de sesiones con saldo
Membresías lleva el paquete de diez clases y el plan mensual: el alumno marca su entrada al llegar y el aviso sale cuando se vence por tiempo o por sesiones. Se acabó llevar la cuenta en el cuaderno de recepción.
El recordatorio de la clase
Sale solo por WhatsApp. En un estudio con cupos contados, el que reserva y no llega le quita el puesto a alguien que sí iba.
El chat
WhatsApp con asistente
Horarios de cada clase, valor del plan, dirección y qué nivel se necesita, respondidos a la hora que escriban. Se apaga en cualquier conversación con un clic.
Reservar desde el chat con un clic
Con los datos del alumno ya cargados y la franja que pidió. El asistente no reserva solo; tú das el clic.
Base de conocimiento
Le cargas lo que preguntan mil veces: si sirve para principiantes, qué llevar, si prestan colchoneta, cuántas clases trae el plan y si se congela por viaje.
Tu operación
Ficha del alumno
Armas el formulario con lo tuyo: nivel, lesiones, cirugías, embarazo, objetivo y contacto de emergencia. Con la historia de asistencias y pagos al abrirla.
Planes para el acompañamiento
Si vendes seguimiento personalizado además de la clase grupal, Planes lleva el progreso, las revisiones de avance y los pagos en un mismo lugar.
Inventario de implementos
Bandas, bloques, colchonetas, tizas y accesorios. Stock, movimientos, compras y aviso antes de que se acabe.
Tu plata
Cobro del plan por enlace
Tarjeta, PSE o Nequi, enviado por WhatsApp. El paquete se paga por adelantado y esa plata entra antes de la primera clase.
Facturas DIAN
Datos, banco y resolución prellenados; los ítems salen de tu catálogo de planes y clases. Se conecta con Siigo para la emisión electrónica.
Contabilidad automática y gastos
Por un lado entra lo que cobras; por el otro registras arriendo, servicios y honorarios de profesores. En un estudio pequeño el arriendo define todo, y así lo ves.
Qué horario llena y cuál no
Las métricas muestran comportamiento de reservas por hora y por día. Con eso decides qué franja cierras y cuál abres, en vez de adivinar.
Tu equipo y la ley
Equipo con permisos, nómina y Habeas Data
Los profesores entran con contabilidad, gastos, nómina y facturas bloqueados hasta que tú los abras: ven su clase, no la plata del estudio. Si tienes empleados activas Nómina y SST, que es obligación legal en Colombia. Y las autorizaciones de datos bajo la Ley 1581 desde el día uno.
Sin lista de espera y sin débito automático
Si una clase se llena, Levex no corre solo al siguiente de la fila: eso lo manejas tú desde el chat. Y el plan mensual no se debita solo de la tarjeta; el aviso es automático, el cobro no.
¿Qué cambia con Levex?
| Hoy | Con Levex |
|---|---|
| Los cupos de la clase de las seis se cuentan en un grupo de chat. | Cada franja tiene su salón y su profesor en el calendario, y ves qué está tomado. |
| Nadie sabe cuántas clases le quedan al bono de la alumna. | Membresías muestra el saldo y avisa cuando se vence por tiempo o por sesiones. |
| Cada quince días cuentas a mano las clases que dictó cada quien. | Cada franja queda asignada a quien la dicta y ves su carga de la semana. |
| Quien reserva y no llega deja el puesto vacío sin avisar. | El recordatorio sale solo por WhatsApp antes de la clase y el cupo se libera a tiempo. |
| El plan mensual se paga por transferencia y persigues el comprobante. | Mandas un enlace y la alumna paga con tarjeta, PSE o Nequi desde el celular. |
| Abres un horario nuevo por corazonada y queda vacío. | Las métricas muestran las reservas por hora y por día, y decides con eso. |
El profesor por prestación de servicios y el Decreto 1072
Casi todos los estudios trabajan con profesores por prestación de servicios. Eso no te saca del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: el Decreto 1072 de 2015 cubre también al contratista que trabaja en tu sede. Y antes de pagarle tienes que verificar que esté al día con seguridad social y ARL. Ese honorario queda registrado y categorizado en Gastos, mes a mes.
Si tu estudio funciona como centro de acondicionamiento físico, te aplica la Ley 729 de 2001: registro ante la autoridad de salud de tu municipio y dirección técnica de un profesional del área. Súmale el concepto sanitario y el plan de emergencias del local. Levex no lleva esos registros. Con Cumplimiento activo dejas cada renovación en el calendario, con alerta antes de la fecha.
El bono de diez clases tiene vigencia, y esa vigencia es información que le debes al consumidor antes de cobrarle, según la Ley 1480 de 2011. En Levex la fecha de vencimiento queda dentro de la membresía desde que la creas, a la vista de quien atienda. Ahí se acaban las discusiones de recepción.
La ficha del alumno con lesiones, cirugías o embarazo guarda datos de salud. La Ley 1581 los trata como datos sensibles y pide autorización previa y explícita. Habeas Data trae esas autorizaciones y viene de base en toda cuenta.
Y si tu estudio está constituido como empresa, eres agente retenedor. Al pagarle al profesor contratista le practicas retención en la fuente por servicios, y esa plata la declaras y la consignas tú, no él. Es el error que más cobra caro a un estudio joven: pagar el honorario completo y descubrir la retención cuando ya la debes. Cada pago queda en Gastos con su categoría. La factura sale con formato DIAN y la emisión electrónica va por Siigo o por Alegra.
¿Cuánto cuesta Levex?
14 días gratis · sin tarjeta · en español y para Colombia
Para arrancar sin compromiso. Cancelas cuando quieras.
- CRM de clientes con toda su historia
- Agenda de citas sincronizada con Google Calendar
- WhatsApp integrado: recordatorios, links y contratos
- Asistente inteligente que responde por ti en WhatsApp
- Facturación electrónica DIAN sin límite de facturas
- Enlaces de pago con tarjeta, PSE y Nequi (Wompi)
- Contratos con firma digital y estado en vivo
- Nómina con periodos de pago y netos por persona
- Cumplimiento: DIAN, SST y Habeas Data con alertas
- Contabilidad y gastos, sincronizados con Siigo o Alegra
- Tareas del equipo y auditoría de cada cambio
- Tu equipo completo, sin cobro por usuario
Equivale a $ 63.250 al mes. Ahorras $ 189.000.
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Preguntas frecuentes
Para quién no es
Levex no cuenta el aforo de una clase grupal. Reservas es reserva de recursos con calendario: te muestra el salón y los equipos tomados en cada franja, no te cierra la clase cuando llega la persona nueve. Ese tope lo sigues controlando tú.
Tampoco maneja lista de espera. Si la clase se llena y alguien cancela, el cupo no se corre solo al siguiente: eso lo mueves tú desde el chat.
Tampoco hay portal del alumno. No existe pantalla donde reserve su clase, congele el plan o compre el bono por su cuenta. La reserva siempre la crea tu equipo.
Y el plan mensual no se debita solo. Membresías avisa del vencimiento; el enlace de pago lo mandas tú, uno por uno. Con ciento veinte alumnos, eso es trabajo real cada mes.
Si además dictas formación con niveles y certificados, ahí no llega: no hay calificaciones, ni boletines, ni asistencia por grupo con reporte al acudiente.
Con todo eso encima de la mesa: el estudio que vende bonos, reparte clases entre dos salones y hoy lleva la cuenta en un cuaderno tiene bastante que ganar aquí.
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