Software para gimnasios y clubes en Colombia
La recepción ve el estado de cada quien al registrar la entrada y el aviso de vencimiento sale antes de que se venza. Con clases con cupo, cobro por enlace y factura legal.
Última actualización:
El gimnasio no pierde plata en la puerta, la pierde en la renovación
Tienes ciento ochenta socios. Este mes entró menos plata de la que esperabas y no sabes por qué. La respuesta no está en la puerta: está en los cuarenta que se vencieron entre el ocho y el quince, y a los que nadie escribió a tiempo.
En recepción, quien está en el mostrador saluda de memoria. Sabe quién está al día porque conoce a la gente, no porque el sistema se lo diga. Hay socios entrenando con la mensualidad vencida hace tres semanas y el gimnasio se entera al cerrar el mes.
Y el que deja de venir se va callado. No cancela, no avisa, no reclama. Un jueves no aparece y a la tercera semana ya se acostumbró a no venir. Cuando lo llamas, ya se inscribió en el de la otra cuadra. Esa deserción no suena, pero es la que te define el mes.
Lo que se enciende cuando eliges tu rubro
Al crear la cuenta eliges el rubro “Gimnasio o club”. Es el rubro para el que se construyó Membresías, y por eso es el que más peso tiene aquí: planes, bonos, registro de entrada en recepción y alerta de vencimiento por tiempo o por sesiones. Después vienen las dos preguntas sueltas. Si tienes recepción, entrenadores o personal de aseo contratado, responde que sí y se encienden Nómina y SST. Si manejas salón de spinning, cancha o clase con cupo, responde que sí a salas o equipos y se enciende Reservas. Inventario se activa aparte si vendes suplementos o llevas repuestos de máquinas. Habeas Data viene de base.
Tu día a día
Registro de entrada en recepción
Al entrar, quien está en el mostrador ve de una si la membresía está al día, cuántas sesiones le quedan y cuándo vence. Se acabó el que lleva tres semanas entrenando vencido.
Aviso antes del vencimiento
Membresías alerta por tiempo o por sesiones, así el aviso sale antes de que se venza y no dos semanas después. Ahí es donde se salva la renovación.
Planes de entrenamiento
Para el que paga acompañamiento: progreso, revisiones de avance y pagos en un mismo lugar. Deja de ser una rutina en el bloc de notas del entrenador.
Ficha del socio
Armas el formulario con lo tuyo: objetivo, lesiones, antecedentes, contacto de emergencia y quién es su entrenador. Con la historia de pagos y asistencias al abrirla.
El chat
WhatsApp con asistente
Valor de la mensualidad, horarios de clases, dirección y qué incluye cada plan, respondidos a cualquier hora. Se apaga en cualquier conversación con un clic.
Base de conocimiento
Le cargas lo que preguntan mil veces: si hay matrícula, si congelan el plan por viaje, qué llevar el primer día, si tienen parqueadero.
El enlace de renovación por chat
Cuando la membresía está por vencerse, le escribes desde la misma bandeja y le mandas el enlace de pago. Paga desde el celular sin pasar por recepción.
Tu operación
Reserva de clases y equipos
Se enciende respondiendo “sí, presto salas o equipos” en el onboarding. Sirve para el cupo del salón de spinning, la clase de funcional o la cancha del club.
Agenda del entrenador
La sesión personalizada queda asignada a quien la da, con su duración, sincronizada con Google Calendar y con recordatorio al socio.
Inventario de insumos
Suplementos, bebidas, toallas y repuestos de máquinas. Stock, movimientos, compras y aviso antes de que se acabe.
Tu plata
Cobro con enlace de pago
Tarjeta, PSE o Nequi, enviado por WhatsApp o cobrado en recepción. Levex avisa del vencimiento; el cobro lo mandas tú, uno a uno.
Facturas DIAN
Datos, banco y resolución prellenados; los ítems salen de tu catálogo de planes y servicios. Se conecta con Siigo para la emisión electrónica.
Contabilidad automática y gastos
Por un lado entra lo que cobras; por el otro registras arriendo, servicios, mantenimiento de máquinas y nómina. El gimnasio se define en el costo fijo, y así lo ves.
Métricas
Cuántos renovaron, a qué horas se te llena, qué plan deja más y qué está por cobrar.
Tu equipo y la ley
Equipo con permisos, nómina y Habeas Data
Recepción y entrenadores entran con contabilidad, gastos, nómina y facturas bloqueados hasta que tú los abras. Si tienes empleados activas Nómina y SST, que es obligación legal en Colombia. Y las autorizaciones de datos bajo la Ley 1581 desde el día uno.
Sin torniquete y sin débito automático
Levex no controla la puerta: el registro de entrada lo hace una persona en recepción. Y la mensualidad no se debita sola de la tarjeta; el aviso es automático, el cobro no.
¿Qué cambia con Levex?
| Hoy | Con Levex |
|---|---|
| Alguien entrena con la mensualidad vencida hace tres semanas. | Recepción ve el estado al registrar la entrada y lo resuelve en el mostrador. |
| Te acuerdas de la renovación cuando el socio ya no volvió. | Membresías avisa antes del vencimiento, por tiempo o por sesiones. |
| La renovación se paga en efectivo y solo en recepción. | Mandas un enlace por WhatsApp y el socio paga con tarjeta, PSE o Nequi desde el celular. |
| El cupo de spinning se cuadra en un grupo de WhatsApp. | El salón de spinning queda reservado por franja y ves qué está tomado. |
| El plan del socio que paga acompañamiento vive en el bloc de notas del entrenador. | Planes lleva el progreso, las revisiones de avance y los pagos en un mismo lugar. |
| No sabes cuántos renovaron este mes ni a qué horas se te llena. | Métricas te muestra el comportamiento por hora y por día, y qué plan deja más. |
La Ley 729 de 2001 y la letra menuda de la membresía
Un gimnasio en Colombia no es un local cualquiera. La Ley 729 de 2001 creó los centros de acondicionamiento y preparación física, con registro ante la autoridad de salud de tu municipio y dirección técnica de un profesional del área. Súmale el concepto sanitario, el plan de emergencias y el mantenimiento de las máquinas. Levex no lleva esos registros. Con Cumplimiento activo dejas cada renovación en el calendario, con alerta antes de la fecha.
La membresía es un contrato de consumo. Si la vendes a distancia, por WhatsApp o con un enlace de pago, al socio le aplica el derecho de retracto de la Ley 1480 de 2011. Y la vigencia del plan, el congelamiento y cualquier cláusula de permanencia tienen que quedar informados antes de cobrar. En Levex esa constancia queda firmada: mandas el contrato por WhatsApp y se firma electrónico, con estado en vivo.
Con recepción, entrenadores o aseo contratados, el SST es obligación legal desde el primer empleado: matriz de riesgos, exámenes médicos, EPP, comité de seguridad e incidentes. En un gimnasio esa matriz tiene renglones propios: levantamiento de carga, caídas y máquinas en movimiento. Nómina lleva los periodos de pago y los netos.
La ficha del socio con lesiones, antecedentes y contacto de emergencia guarda datos de salud. La Ley 1581 los trata como datos sensibles y pide autorización previa. Habeas Data trae esas autorizaciones y viene de base, sin cobro adicional.
El día que una empresa te compra veinte membresías para sus empleados, la facturación cambia de reglas. Te va a pedir la factura a nombre de la empresa y no del socio, te va a practicar retención en la fuente y te va a pagar a treinta días. Ahí necesitas ver qué está por cobrar sin buscarlo: Métricas te muestra las facturas pendientes. La factura sale con formato DIAN y la emisión electrónica va por Siigo o por Alegra.
¿Cuánto cuesta Levex?
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- Nómina con periodos de pago y netos por persona
- Cumplimiento: DIAN, SST y Habeas Data con alertas
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Equivale a $ 63.250 al mes. Ahorras $ 189.000.
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Preguntas frecuentes
Para quién no es
Levex no cobra solo. Si lo que buscas es que la mensualidad se debite de la tarjeta cada mes sin que nadie mueva un dedo, este no es. Membresías avisa del vencimiento; el enlace de pago lo manda una persona, uno a uno.
Tampoco controla la puerta. No hay torniquete, ni lector de huella, ni carné. El registro de entrada lo hace tu equipo en el mostrador, y por eso funciona mientras haya alguien en recepción.
Y no hay app para el socio. No existe pantalla donde él reserve la clase, congele el plan o vea su rutina. Todo pasa por tu equipo o por el chat de WhatsApp.
Si tu gimnasio es de cadena, con varias sedes que comparten socios y torniquete en cada puerta, se te va a quedar corto justo ahí. Una sola sede es otra historia: cuando el negocio se sostiene en que la gente renueve, y hoy esa renovación la persigues de memoria, ahí Levex sí mueve la aguja.
¿Tu negocio es de otro tipo?
Yoga, pilates y crossfit
Cada clase con su horario, su profesor y sus cupos. Quien reserva recibe la confirmación y tú ves qué horario llena y cuál no.
Ver esa páginaEntrenadores personales
Mandas el link y te pagan al instante. Cada plan queda escrito con sus check-ins, y facturas cumpliendo la normativa colombiana.
Ver esa páginaBarberías y peluquerías
Cada silla con su agenda y su responsable. El cliente recibe el recordatorio y tú ves cuánto produjo cada persona en la quincena.
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