Software para ópticas en Colombia
Examen visual agendado, la fórmula que trae el cliente guardada en su ficha, aviso por WhatsApp cuando los lentes están listos e inventario de monturas que avisa antes de acabarse. La fórmula es un dato del cliente, no una historia clínica.
Última actualización:
El pedido llegó del laboratorio y nadie sabe de quién es
La óptica vende dos cosas al tiempo. Un examen que dura media hora y un par de lentes que se demora ocho días en el laboratorio. En esos ocho días pasa todo: el cliente llama a preguntar, el pedido llega, alguien lo guarda en el cajón y ahí se queda.
El cobro también va en dos partes. El anticipo cuando se encarga y el saldo cuando se entrega. Si el saldo no se cobra el día de la entrega, casi nunca se cobra.
Y el cliente vuelve cada tres años en vez de cada año, porque nadie le avisó que tocaba revisar la fórmula. La fórmula está en un talonario, con la letra del optómetra, en una carpeta que nadie abre.
Lo que se enciende cuando eliges tu rubro
Al crear la cuenta eliges el rubro “Tienda o negocio con producto”. Ese rubro enciende Inventario, que es lo que la óptica más necesita: monturas, lentes y lentes de contacto con su stock, sus movimientos, sus compras y su alerta de bajo inventario. Ten claro qué es y qué no: Inventario es control de stock, no punto de venta. Después vienen las dos preguntas sueltas. Si el optómetra externo atiende dos días a la semana en tu consultorio, responde que sí prestas salas o equipos y se enciende Reservas. Si tienes asesores de vitrina contratados, responde que sí tienes empleados y se encienden Nómina y SST. El examen visual se agenda con el módulo base de Agenda, que viene en todas las cuentas.
Tu día a día
Agenda del examen visual
Cada examen queda asignado al optómetra que atiende, con su duración real, y se sincroniza con Google Calendar. Con dos consultorios ves de una quién tiene el turno libre.
La fórmula en la ficha del cliente
Armas el formulario con lo tuyo: esfera, cilindro, eje y adición por ojo, distancia interpupilar, tipo de lente y montura elegida. Con campos de texto, número, listas y sí/no.
Historia de compras y fórmulas
Al abrir la ficha ves cada examen, cada par entregado y cada pago. Buscas por nombre, documento, teléfono o correo. Se acabó revisar la carpeta cuando el cliente pide el mismo lente del año pasado.
El control anual que trae de vuelta
El recordatorio automático sale por WhatsApp cuando toca revisar la fórmula. Ese aviso es la diferencia entre un cliente cada año y un cliente cada tres.
El chat
WhatsApp con asistente
Precio del examen, marcas que manejas, horarios, dirección y si recibes sin cita, respondidos a cualquier hora. Se apaga en cualquier conversación con un clic.
Base de conocimiento
Le cargas lo administrativo repetido: cuánto se demora un progresivo, qué garantía das, si adaptas lentes de contacto, cómo funciona el pago en dos partes.
El aviso de que ya llegaron
Cuando el laboratorio entrega, le escribes al cliente desde la misma bandeja donde está toda su conversación. Nada de buscar el número en una libreta.
Tu operación
Inventario de monturas y lentes
Stock por referencia, movimientos, compras al proveedor y aviso antes de que se acabe lo que más rota. En óptica el margen se define en la compra, y así lo ves.
Tareas para lo que va y viene
Cada pedido al laboratorio queda como tarea asignada, con comentarios y responsable. No es una orden de trabajo con estados, pero sí evita que un par se quede olvidado en el cajón.
Reservas, si compartes consultorio
Se enciende respondiendo “sí, presto salas o equipos” en el onboarding. Sirve cuando el optómetra externo atiende dos días a la semana en tu consultorio.
Tu plata
Anticipo y saldo con enlace de pago
La óptica se cobra en dos partes. Mandas el enlace del anticipo por WhatsApp cuando encargas el pedido y el del saldo cuando entregas. Tarjeta, PSE o Nequi.
Facturas DIAN
Datos, banco y resolución prellenados; los ítems salen de tu catálogo de servicios y productos. Se conecta con Siigo para la emisión electrónica.
Contabilidad automática y gastos
El ingreso del examen se registra solo desde la cita con servicio del catálogo; por el otro lado registras monturas, lentes, arriendo y laboratorio.
Métricas
Qué referencia te deja más, qué días se te llena el consultorio, cuántos vuelven al control y qué está por cobrar.
Tu equipo y la ley
Equipo con permisos, nómina y Habeas Data
El asesor de vitrina entra con contabilidad, gastos, nómina y facturas bloqueados hasta que tú los abras. Si tienes empleados activas Nómina y SST, que es obligación legal en Colombia. Y las autorizaciones de datos bajo la Ley 1581 desde el día uno.
Lo clínico sigue donde lo tengas
Levex no es historia clínica de optometría: no cumple la Resolución 1995 de 1999 ni carga exámenes. La fórmula vive en la ficha como dato del cliente. Levex te ordena todo lo de alrededor.
¿Qué cambia con Levex?
| Hoy | Con Levex |
|---|---|
| El pedido llega del laboratorio y hay que adivinar de qué cliente era. | Cada pedido queda como tarea asignada, con su responsable y sus comentarios. |
| La fórmula vive en un talonario con la letra del optómetra. | Queda en la ficha del cliente: esfera, cilindro, eje y adición por ojo. |
| El cliente vuelve a los tres años porque nadie le avisó del control. | El recordatorio del control anual sale solo por WhatsApp. |
| El saldo se cobra el día que el cliente aparezca, si aparece. | Mandas el enlace del saldo el día de la entrega y paga desde el celular. |
| Nadie sabe cuántas monturas de esa referencia quedan en vitrina. | Inventario lleva el stock por referencia y avisa antes del mínimo. |
| El cliente pide el mismo lente del año pasado y toca buscar en la carpeta. | Abres su ficha y ves cada examen, cada par entregado y cada pago. |
| Preguntan por WhatsApp cuánto vale el examen a las nueve de la noche. | El asistente responde precio, horario y marcas, a la hora que sea. |
Hecho para el Decreto 4725 de 2005
La optometría la regula la Ley 372 de 1997. Si tienes consultorio de optometría dentro de la óptica, el servicio se habilita ante la Secretaría de Salud y queda inscrito en el REPS bajo la Resolución 3100 de 2019. Ese trámite es tuyo. Levex no habilita servicios y no te lo va a decir de otra forma.
Las monturas, los lentes oftálmicos y los lentes de contacto son dispositivos médicos bajo el Decreto 4725 de 2005. Eso pesa a la hora de comprar: tu proveedor tiene que tener al día el registro sanitario del INVIMA. En Inventario queda el registro de qué compraste, a quién y cuándo. No es trazabilidad por lote, pero es el rastro que hoy no tienes en ninguna parte.
El IVA es donde la óptica se distingue de cualquier otro negocio con producto. El artículo 424 del Estatuto Tributario excluye las monturas, los lentes para gafas y los lentes de contacto, y el artículo 476 excluye el examen de optometría por ser servicio de salud humana. Casi todo tu ticket va sin IVA. Ese detalle define cómo armas los precios del catálogo, que es de donde salen los ítems de cada factura, con tus datos, tu banco y tu resolución guardados una sola vez. Levex se conecta con Siigo y con Alegra para la emisión electrónica.
Y con asesores contratados el SST es obligación legal para cualquier empleador en Colombia: incidentes, comité de seguridad, exámenes médicos, EPP y matriz de riesgos. Si activas Cumplimiento, el calendario te avisa antes de cada vencimiento.
¿Cuánto cuesta Levex?
14 días gratis · sin tarjeta · en español y para Colombia
Para arrancar sin compromiso. Cancelas cuando quieras.
- CRM de clientes con toda su historia
- Agenda de citas sincronizada con Google Calendar
- WhatsApp integrado: recordatorios, links y contratos
- Asistente inteligente que responde por ti en WhatsApp
- Facturación electrónica DIAN sin límite de facturas
- Enlaces de pago con tarjeta, PSE y Nequi (Wompi)
- Contratos con firma digital y estado en vivo
- Nómina con periodos de pago y netos por persona
- Cumplimiento: DIAN, SST y Habeas Data con alertas
- Contabilidad y gastos, sincronizados con Siigo o Alegra
- Tareas del equipo y auditoría de cada cambio
- Tu equipo completo, sin cobro por usuario
Equivale a $ 63.250 al mes. Ahorras $ 189.000.
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Preguntas frecuentes
Para quién no es
Levex no es un punto de venta. No hay caja, ni factura POS, ni código de barras, ni lector. Inventario es control de stock y cada movimiento se registra a mano. Si tu óptica vive de la vitrina y del volumen, esta es la razón para no entrar.
Tampoco es historia clínica de optometría. No hay nota de evolución por consulta, ni carga de topografía, campimetría o retinografía, y no cumple la Resolución 1995 de 1999. La fórmula vive en la ficha como dato del cliente.
No hay orden de trabajo con estados. El recorrido de recibido, enviado al laboratorio, listo y entregado se arma con Tareas. Sirve, pero no es lo mismo y conviene saberlo antes de entrar.
Y no hay concepto de sede. El inventario y la agenda son de la empresa completa. Si necesitas el stock separado por local, hoy toca abrir empresas distintas, y quedan aisladas entre sí.
El encaje es la óptica que agenda examen, encarga al laboratorio y cobra en dos partes. Si tu plata entra por el mostrador y no por la agenda, busca otra cosa.
¿Tu negocio es de otro tipo?
Veterinarias
Cada mascota con su historia y su próximo control. El recordatorio sale por WhatsApp y los insumos avisan antes de acabarse.
Ver esa páginaOdontólogos y ortodoncistas
Cada plan de tratamiento queda con sus sesiones, sus abonos y su saldo. El recordatorio del control sale por WhatsApp y el inventario de material avisa antes de acabarse.
Ver esa páginaMédicos generales
El asistente de WhatsApp responde precios y horarios a cualquier hora, y tú agendas con un clic desde el mismo chat. La ficha de cada paciente queda en un solo lugar.
Ver esa páginaMóntalo hoy y mira cómo queda tu semana
14 días gratis, sin tarjeta. Si no te sirve, cierras la cuenta y ya.
